召開(kāi)大型會(huì)議應(yīng)有完整的過(guò)程與程序，一般可以分為三個(gè)階段并對(duì)其不同階段提前準(zhǔn)備和安排。
　　一、會(huì)前準(zhǔn)備階段 會(huì)前準(zhǔn)備階段的會(huì)務(wù)工作主要有：
　　1）.確定會(huì)議主題
　　A.會(huì)議主題的確定的主要依據(jù):
　　a.要有切實(shí)的依據(jù)；
　　b.必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；
　　c.要有明確的目的。
　　B．確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)
　　C.確定會(huì)議的規(guī)模會(huì)議的規(guī)模主要指：會(huì)議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量
　　會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。
　　D.確定會(huì)議議程會(huì)議議程包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言(或重點(diǎn)發(fā)言)、會(huì)議討論、會(huì)議講話、會(huì)議總結(jié)。
　　E.確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會(huì)的主報(bào)告；大會(huì)發(fā)言單位的材料；會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料。

　　(2)會(huì)議成本和經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
　?、佟帮@性成本”. 即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。
　?、凇半[性成本”。 即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。
　　具體分析和體現(xiàn)在：
　　a.文件資料費(fèi)：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等開(kāi)支。
　　b.郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，就會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開(kāi)電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。
　　c.會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會(huì)議設(shè)備的購(gòu)置和租用費(fèi)用。
　　d.會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。
　　e.會(huì)議辦公費(fèi)：如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。
　　f.會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。
　　g.會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，由會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分；也有主辦單位全部承擔(dān)的情況（如果無(wú)住宿要求，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)）。
　　h.會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。
　　i.會(huì)議交通費(fèi)：即參會(huì)人員交通往返的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算。
　　j.會(huì)議期間的各項(xiàng)活動(dòng)如需使用車(chē)輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。k.其他開(kāi)支：包括各種不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)性開(kāi)支。
　　(3)確定會(huì)議組織和分工
　　這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門(mén)和人員落實(shí)。
　　包括與會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。
　　(4)會(huì)場(chǎng)布置
　　會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。
　　一般會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)，面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。
　　(5)主席臺(tái)席位。
　　重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。
　　(6)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。
　　會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、攝影、投影儀、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙等等，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

　　二、會(huì)議進(jìn)行階段
　　會(huì)議開(kāi)始后，首先要檢查、核對(duì)與會(huì)人員，特別是立法性質(zhì)的會(huì)議，還要進(jìn)行代表資格審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取措施，妥善安排。
　　現(xiàn)場(chǎng)控制，預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。
　　匯總情況，編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)。匯總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會(huì)主席團(tuán)或提案審查委員會(huì)。編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，要少而精，供領(lǐng)導(dǎo)掌握會(huì)議進(jìn)程和存在的問(wèn)題，以便及時(shí)部署工作，使會(huì)議健康發(fā)展。
　　做好會(huì)議記錄，包括大會(huì)報(bào)告、小組發(fā)言等。

　

    　三、會(huì)議結(jié)束階段

　　回收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時(shí)匯總。 ?
　　組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離開(kāi)時(shí)間，提前安排車(chē)輛，送站人員等。
　　整理會(huì)議記錄。及時(shí)整理會(huì)議記錄，然后根據(jù)需要形成決議或會(huì)議紀(jì)要。
　　立卷歸檔。把會(huì)議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料進(jìn)行分類(lèi)歸檔。    會(huì)議報(bào)道和會(huì)議評(píng)估。即做好會(huì)議順利完成，舉辦成功的相關(guān)報(bào)道，且針對(duì)此次會(huì)議總結(jié)優(yōu)缺點(diǎn)和不足，為日后更好的籌備和舉辦積累經(jīng)驗(yàn)。